Entwurf – juristische Prüfung ausstehend (A15)

Löschkonzept

Anbieter: Jasmann Werk 52, Inhaber Muhammad Saeed, Elberfelder Str. 72, 42553 Velbert (Einzelunternehmen).

Grundsätze

Zeichnungen stehen unter der Geheimhaltung des Kunden. Sie bleiben nur so lange, wie der Kunde es festlegt – bis hin zur Null-Retention.
Berichte sind Nachweise. Erzeugte Erstmusterprüfberichte bleiben, bis der Kunde sie löscht; er braucht sie für Audit und Requalifikation.
Gelöscht heißt vom Datenträger entfernt. Nicht nur ausgeblendet. Was als Nachweis stehen bleibt (siehe unten), enthält keinen Inhalt der Datei.
Jede Löschung ist nachvollziehbar – im Änderungsprotokoll des Betriebs, mit Grund und Zeitpunkt.

Dateiklassen

Jede Datei gehört zu genau einer Klasse. Die Klasse bestimmt, welche Frist gilt.

Klasse	Was dazu gehört	Frist
`original`	die hochgeladene Zeichnung (PDF), ein mit abgelegtes STEP-Modell	Aufbewahrungsfrist des Betriebs
`abgeleitet`	Seitenbilder, Ausschnitte der Merkmale, Rohantworten des Lesers	Aufbewahrungsfrist des Betriebs
`dokument`	erzeugte Berichte und Formblätter, ausgefüllte Excel-Vorlagen, Anlagen wie Werkstoffzeugnisse und Messprotokolle, Rechnungen	bis der Kunde löscht; Rechnungen nach den gesetzlichen Fristen

Die Aufbewahrungsfrist des Betriebs

Einstellbar je Betrieb: 30, 90 oder 365 Tage oder unbegrenzt. Die Frist beginnt mit dem Hochladen der Datei.
Ein Löschlauf prüft stündlich, welche Dateien ihre Frist erreicht haben, und entfernt sie vom Datenträger.
Stand: Löschlauf und Fristen je Datei sind in Betrieb. Die Einstellung der Frist in der Oberfläche ist in Umsetzung; bis dahin setzt sie der Anbieter auf Wunsch des Kunden.

Null-Retention

Mit Null-Retention wird das Original gelöscht, sobald die Merkmale im Zeichnungsprüfer bestätigt und der Bericht ausgegeben ist. Was bleibt, sind die bestätigten Merkmale, die Messwerte und der erzeugte Bericht mit der gestempelten Zeichnung – der Kunde kann auch diesen löschen.

Stand: Die Einstellung ist im Datenmodell vorhanden; das automatische Löschen nach Abschluss ist in Umsetzung und wird vor dem Verkaufsstart ausgeliefert.

Sicherheitsrelevante Teile (D/TLD)

Ist ein Teil als sicherheitsrelevant markiert (etwa »D« oder »D/TLD« nach Werknorm des Herstellers), sind alle Dateien seiner Erstmusterprüfungen vom automatischen Löschen ausgenommen – auch Originale, wenn für den Betrieb eine kürzere Frist gilt. Hintergrund sind die langen Archivierungspflichten für solche Merkmale; vorgesehen sind 15 Jahre. Die Markierung setzt der Kunde je Teil; sie wird protokolliert. Nach Ablauf entscheidet der Kunde über die Löschung.

Weitere Daten und ihre Fristen

Daten	Frist
Hochgeladene Zeichnung des kostenlosen Merkmalszählers	nicht gespeichert: nur im Arbeitsspeicher gelesen und nach der Antwort verworfen; in keinem Fall länger als 24 Stunden
Eingaben der übrigen kostenlosen Werkzeuge (ISO 2768, Cpk, Prüfmittel)	nicht gespeichert
Bestätigungscode der Registrierung	15 Minuten gültig, danach wertlos
Sitzungen	enden nach 4 Stunden ohne Aufruf, spätestens nach 12 Stunden
Änderungsprotokoll	so lange wie der Betrieb besteht; es lässt sich weder ändern noch einzeln löschen
Korrekturbeispiele (Ausschnitt, gelesener und korrigierter Wert)	im Betrieb wie dessen übrige Daten; Kopien auf dem Trainingsrechner des Anbieters nur mit Zustimmung und bis zu deren Widerruf
Vertrags- und Rechnungsdaten	nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB)

Was nach dem Löschen stehen bleibt

Die Zeile einer gelöschten Datei bleibt als Nachweis in der Datenbank: Dateiname, Größe, Prüfsumme, Klasse, Zeitpunkt und Grund der Löschung. Der Inhalt ist entfernt. So kann ein Auditor sehen, dass eine Zeichnung zu einem Bericht gehörte und wann sie gelöscht wurde, ohne sie noch lesen zu können. Wer auch den Dateinamen nicht stehen lassen möchte, benennt die Datei vor dem Hochladen neutral.

Sicherungen

Täglich um 02:30 Uhr eine vollständige, mit age verschlüsselte Sicherung von Datenbank und Dateiablage.
Auf dem Server 14 Tage; alte Stände werden erst nach einer gelungenen neuen Sicherung gelöscht. Eine gelöschte Datei ist damit spätestens nach 14 Tagen auch aus den Sicherungen auf dem Server verschwunden.
Der Anbieter holt die Sicherungen verschlüsselt auf seinen Arbeitsrechner in Deutschland. Dort werden sie derzeit nicht automatisch gelöscht. Vorgesehene Regel: Aufbewahrung der Kopien beim Anbieter höchstens 90 Tage – vom Betreiber zu bestätigen (A16).
Eine Sicherung wird nur zur Wiederherstellung geöffnet, nie, um einzelne Daten daraus zu lesen.

Ende des Vertrags

Bis zum Vertragsende kann der Kunde jederzeit alle Berichte als PDF, Excel und ZIP herunterladen.
Nach Vertragsende bleiben die Daten Frist für die Herausgabe – vom Betreiber festzulegen (A15) zur Herausgabe bereit und werden danach vollständig gelöscht: Datenbankzeilen des Betriebs, Dateien und der Schlüssel des Betriebs. Reste in den Sicherungen verschwinden mit deren Ablauf (14 Tage auf dem Server; Kopien beim Anbieter siehe oben).
Stand: Das Löschen eines ganzen Betriebs ist heute ein Handgriff des Anbieters auf dem Server; ein eigener Befehl dafür ist in Umsetzung.
Der Anbieter bestätigt die Löschung in Textform.

Übersicht der offenen Punkte

Punkt	Stand
Einstellung der Aufbewahrungsfrist in der Oberfläche	in Umsetzung
Null-Retention automatisch nach Abschluss	in Umsetzung
Befehl zum Löschen eines ganzen Betriebs	in Umsetzung
Frist für Sicherungskopien beim Anbieter	Entscheidung des Anbieters offen
Frist für die Herausgabe nach Vertragsende	juristische Prüfung (A15)