Reklamation an den Lieferanten: Vorlage für Word und PDF

Was in die Reklamation gehört

Ihr Lieferant soll den Fehler ohne Rückfrage verstehen, das betroffene Los finden und wissen, bis wann Sie was erwarten. Dafür sechs Abschnitte, in dieser Reihenfolge:

1. Gelieferte Ware: Bestellnummer, Lieferschein, Lieferdatum, Teil mit Zeichnung und Index, Charge oder Los, Liefermenge und beanstandete Menge. Ohne Los kann der Lieferant seine eigenen Bestände nicht eingrenzen.
2. Beanstandung: das Soll mit Quelle (Zeichnung, Spezifikation, Bestellung) und daneben das Ist mit Zahl – »51–53 HRC an 13 von 13 Teilen«, nicht »zu weich«. Dazu, wo und wann es festgestellt wurde, wie viel geprüft wurde, und die Nachweise als Anlage.
3. Verbleib der Ware: gesperrt, zur Abholung bereit, Rücksendung, Sortierung – und bis wann Sie die Ware vorhalten.
4. Was Sie erwarten, mit Datum: Eingangsbestätigung, Sofortmaßnahmen und 3D-Bericht, 8D-Bericht, Ersatzlieferung. Ein konkretes Datum statt »umgehend«; die üblichen Fristen sind dieselben, die Ihr eigener Kunde Ihnen setzt: 24 Stunden bis D3, fünf Arbeitstage bis D5, zehn bis zum Abschluss.
5. Kosten: dass Sie die Kosten aus dem Mangel weiterberechnen – die Aufstellung folgt später als Belastungsanzeige, wenn die Zahlen feststehen.
6. Mängelanzeige und Unterschrift: der Satz, dass Sie den Mangel anzeigen, mit Name, Funktion und Datum.

Warum das Tempo zählt

Zwischen Unternehmen kennt das Handelsgesetzbuch die Untersuchungs- und Rügeobliegenheit (§ 377 HGB). Sie sieht vor, dass der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung untersucht, soweit das im ordnungsgemäßen Geschäftsgang tunlich ist, und einen Mangel unverzüglich anzeigt. Unterbleibt die Anzeige, gilt die Ware nach dem Gesetz als genehmigt – außer bei Mängeln, die bei der Untersuchung nicht erkennbar waren; für sie gilt die Anzeige unverzüglich nach der Entdeckung.

In der Automobil-Lieferkette regelt die Qualitätssicherungsvereinbarung die Wareneingangsprüfung oft abweichend, etwa beschränkt auf Identität, Menge und sichtbare Transportschäden. Was für Sie gilt, steht in Ihrem Vertrag und Ihrer QSV. Viele Betriebe schicken die Reklamation deshalb am Tag des Befunds und nicht erst nach der Ursachenanalyse – die Ursache zu finden ist die Aufgabe des Lieferanten, dafür wird der 8D-Bericht angefordert.

Dieser Abschnitt beschreibt die Rechtslage allgemein und ist keine Rechtsberatung. Im Einzelfall fragen Sie Ihre Rechtsberatung.

Die Reklamation in der Kette

Oft ist die Reklamation an den Lieferanten die zweite Hälfte einer Kundenreklamation: Ihr Kunde reklamiert bei Ihnen, die Ursache liegt im Zukaufteil oder in der Lohnbearbeitung. Dann stehen in Ihrem eigenen 8D-Bericht die Sofortmaßnahmen gegenüber Ihrem Kunden, und Ihr Lieferant liefert die Ursache und die Abstellmaßnahmen zu – sein 8D wird zur Anlage Ihres 8D. Halten Sie dafür beide Nummern zusammen: die Reklamationsnummer Ihres Kunden und Ihre eigene an den Lieferanten.

Den eigenen 8D-Bericht gibt es als 8D-Report Vorlage kostenlos: Word, Excel und PDF, die Übersicht über alle Fälle als Reklamationsmanagement Excel-Vorlage.